Met de komst van internet, email, het wereldwijde web en allerlei applicaties op mobiele apparaten zijn de afgelopen jaren in Nederland veel initiatieven ontstaan op het gebied van digitalisering van Post, of het vervangen van specifieke stromen post door digitale kanalen. In het buitenland zijn een aantal ontwikkelingen die meer het karakter van Post hebben maar dan digitaal: ondersteuning voor meerdere poststromen en typen post.
Finland: NetPosti
In Finland heeft de Finse Post het huidige product NetPosti (‘internet post’) in de markt gezet in 2009. Dit is Netposti volgens de website: “NetPosti is een gratis internet-gebaseerde dienst voor iedereen in Finland van 15 jaar en ouder. In NetPost kan je verschillende typen brieven en magazines ontvangen van partijen die geregistreerd staan bij de dienst, net als in je gewone brievenbus. Een brief die vroeger op papier werd opgestuurd kun je nu elektronisch ontvangen in NetPosti, en hij ziet er net zo uit. Je kunt een bericht in je e-mail krijgen om je te laten weten dat er NetPosti berichten zijn binnengekomen. Je kunt documenten organiseren en veilig archiveren in NetPosti voor een periode van 6 jaar. Dat geldt ook als je bijvoorbeeld van bank wisselt: de brieven die zijn aangekomen in NetPosti blijven daar opgeslagen en kunnen daarvandaan gewoon opgevraagd worden.”
Finse Post claimt met NetPosti de meest flexibele oplossing op de markt te hebben voor bedrijven en autoriteiten, die grootschalige elektronische toegang en volledige introductie van elektronische transacties mogelijk maakt. Qua veiligheid doet NetPosti niet onder voor internetbankieren, omdat het de loginsystemen van de banken kan gebruiken om toegang te verschaffen tot de digitale postbus. In het eerste jaar na introductie heeft NetPosti ruim 4.000 verzenders, 270.000 ontvangers, 4.500 digitale formulieren, en 170 verschillende magazines binnengehaald. Finse Post claimt een besparing van 100g CO2 uitstoot per verzonden brief te realiseren met NetPosti. In november had NetPosti 500.000 documenten ontvangen.
Duitsland: E-Postbrief
In Duitsland heeft Deutsche Post (Duitse Post) de E-Postbrief in juli 2010 geïntroduceerd. Volgens de website: “Met de E-Postbrief schrijft, verzendt en ontvangt u brieven aan uw PC. Eenvoudig, gemakkelijk en snel. En in tegenstelling tot E-mail is de E-Postbrief bindend, vertrouwelijk en betrouwbaar. Hij neemt de voordelen van een papieren brief mee naar het internet. Minder spam, virussen en ongewenste reclame. En het bijzondere: de E-Postbrief kan niet alleen elektronisch, maar ook klassiek per postbode besteld worden.”
Ook Duitse Post maakt een belangrijk punt van veiligheid. Nieuwe gebruikers moeten eerst een E-Postadres aanvragen, en ze moeten daarvoor langskomen op het postkantoor voor identificatie en handtekeningcontrole. Elektronische documenten worden altijd versleuteld tijdens transport en opslag. Als je een E-Postbrief verstuurt, gebruik je naast je password een TANcode die je via je mobiele telefoon krijgt. De eerste partners van Duitse Post zijn een heel aantal grote postverzenders, zoals banken, overheden, (zorg-)verzekeraars, uitgevers en de lotto. Over aantallen aansluitingen is nog niets gecommuniceerd. Duitse Post heeft een interessant concept voor klantsupport op de E-Postbrief via Twitter.
Verenigde Staten: Zumbox
Zumbox, een startup in de Verenigde Staten, biedt ook Digitale Post. Volgens de Zumbox website: “Ontvang de post voor je huishouden online in plaats van op papier. Je post wordt afgeleverd in een veilige, persoonlijke, gecontroleerde postbus. Je kunt het elektronisch organiseren en opslaan, voor altijd, gratis.”
Het interessante van het Zumboxconcept is dat er een digitale versie wordt gemaakt van het fysieke adres. Met andere woorden, er is geen aparte adresadministratie noodzakelijk, Zumbox sluit gewoon aan op de bestaande, fysieke, adressering. Qua veiligheid nut Zumbox het briefgeheim uit, dat bestaat voor fysieke brieven. Ze sturen een papieren brief met inloggegevens naar het fysieke adres waar de Zumbox-postbus bij hoort: als je bij de fysieke postbus kan, en het recht hebt om de brieven daarin te lezen, dan heb je ook het recht om de digitale post voor dat adres te lezen.
Nederlandse initiatieven in het domein van digitale post: digitaal factureren
In Nederland zijn er verschillende initiatieven op het gebied van digitale post. Deze hebben een wat andere insteek dan de digitale postbussen in het buitenland. Zo is er een veelheid aan initiatieven voor digitaal factureren.
De meest eenvoudige vorm van digitaal factureren is het versturen van facturen in PDF, Word-, of ander formaat per email. Een iets geavanceerdere vorm is de acceptgiro via email, zoals AcceptEmail, DigiAccept en iAccept. Dat bespaart de kosten van couverteren en distributie. Daarnaast leert de ervaring dat er sneller mee betaald wordt dan met factureren op papier. Voor sommige organisaties is het lastig dat hierbij een emailadres nodig is – een gegeven dat niet altijd beschikbaar is, en ook een hogere wijzigingsfrequentie kent dan het fysieke adres. Er is dus een aparte adresadministratie nodig voor de emailaccounts. Ook gelden de bezwaren van email: de verzender is niet goed te controleren, en er is geen garantie dat het document authentiek is. Sommige verzenders zijn bang dat email-facturen verdwijnen in de grote berg emails van de ontvanger en prefereren daarom andere factuurkanalen.
Een andere vorm van digitaal factureren is de Digitale Nota/ViaMijnBank. Dit is een product van een aantal banken en Billing Service Providers. Het laat de factuur of ander transactiedocument zien in de omgeving van internet bankieren, waarna de factuur direct betaald kan worden en niet overgetypt hoeft te worden. Dat is makkelijk voor de ontvanger, en leidt wellicht tot snellere betaling aan de verzender. Bij de Digitale Nota geldt het bankrekeningnummer als afleveradres, en dat is niet altijd voorhanden, in het bijzonder bij eenmalige of eerste facturen aan een nieuwe klant. Omslachtig is het proces waarmee je als klant moet aangeven dat je nota’s voortaan digitaal wilt ontvangen. Al met al heeft de Digitale Nota nog geen grote penetratie gekregen in de Nederlandse markt.
Voor bedrijven die onderling factureren, dus B2B, is het vaak gewenst dat er een directe interface is naar het boekhoudsysteem, het ERP. Software leveranciers ondersteunen steeds meer van de standaarden die hiervoor bestaan. Een probleem is ook hier de adressering van de digitale factuur aan een bedrijf: sommige ERP leveranciers hebben hiervoor een eigen mailbox gemaakt, en dus is ook hier weer een aparte adresadministratie nodig. Dat doet een deel van de voordelen weer teniet.
Portals
Veel bedrijven hebben eigen bedrijfsportals, waar de klant met een userid en password toegang kan krijgen tot zijn eigen documenten bij dat bedrijf of organisatie. Nutsbedrijven, verzekeraars, telefoonbedrijven, kabelaars: allemaal proberen ze hun klanten aan de digitale nota, of de digitale polis te krijgen door gebruik te maken van hun portal. Maar de adoptie door eindgebruikers is laag, typisch minder dan 10% van de klanten gebruikt de portals. Facturen worden vaak automatisch geïncassserd, polissen automatisch verlengd – een echte noodzaak om die documenten in te zien is er niet, en als het nodig is werkt de telefoon ook. Het is voor de klanten veel te lastig om al die usernames en passwords te onthouden. Dan bellen ze liever een keer per jaar, dat is makkelijker.
De overheid is bezig met het overheidsportal, dat gebruik maakt van Digid. Het gebruik van een uniforme toegangscode maakt het makkelijk voor de burger. Bovendien maakt de overgrote meerderheid van de burgers al een keer per jaar gebruik van Digid voor de jaarlijkse digitale belastingaangifte.
Specifieke ‘portals’ zijn brochures.nl en reclamefolders.nl. Hierop staan een aantal brochures in digitale vorm. Dit is nog geen volledige vervanging van het assortiment huis-aan-huis bladen en brochures die u wekelijks in de brievenbus ontvangt. Er is geen koppeling naar uw woonadres , en er is dan ook geen mogelijkheid om de lokale brochures voor u digitaal te downloaden. Voor dit soort documenten zou het interessant zijn om eens naar het Zumbox concept te kijken, dat het mogelijk maakt om wel op adresniveau een set folders af te leveren die relevant zijn voor dat adres.
Digitale Post in Nederland
De huidige initiatieven in Nederland laten te wensen over als het gaat om adoptie in de markt. Digitaal factureren, portals, websites, email: er gebeurt van alles, maar niets breekt echt door. Als je dan naar de initiatieven in het buitenland kijkt, geeft dat inspiratie voor wat we in Nederland zouden kunnen doen. Technologisch is er geen belemmering. Concepten zijn er ook. Het gaat om organiseren. Dat ga ik proberen. Wie wil helpen neme contact met mij op.
Wilbert van der Kruk is zelfstandig adviseur en oprichter van Wilnius digital document services. Een van de initiatieven van Wilnius is onderzoek naar de mogelijkheden van Digitale Post in Nederland. Voor meer informatie zie www.wilnius.nl of stuur email wilbert.van.der.kruk@wilnius.nl
Geen opmerkingen:
Een reactie posten